一、总则

第一条 为规范学院学生资助工作的档案管理，根据学院学生资助工作实际，特制定本办法。

第二条 学生资助工作档案是指学院在学生资助工作中形成的和反映历史面貌的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。包括上级部门和本单位印发的有关管理文件，资助管理机构人员分工及职责，学生资助工作方案、计划、工作总结、资助工作会议记录等文件材料和学生申请表、相关证明、受理结果、认定审核、公示、资金发放、宣传等各种专业性文字材料、图表、声像及电子文档等不同载体的历史记录。

第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交回归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、 档案管理机构人员及职责

第五条 学院学生资助工作档案管理由学生处全面负责，学生资助管理中心具体实施，各系负责安排专人主管。

第六条 学生资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系档案管理工作。

第七条 各系职责：按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本系的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

三、归档范围

第八条 学生资助管理中心归档材料：

（一）贫困生资料库副本；

（二）生源地贷款相关材料；

（三）国家励志奖学金相关材料；

（四）国家助学金相关材料；

（五）勤工助学相关材料；

（六）绿色通道相关材料；

（七）临时困难补助相关材料；

（八）资助育人成果相关材料；

（九）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。

第九条 各系归档材料：

（一）贫困生资料库；

（二）国家励志奖学金相关材料；

（三）国家助学金相关材料；

（四）临时困难补助相关材料；

（五）勤工助学相关材料；

（六）资助育人相关材料；

（七）各系资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

四、档案归档

第十条 学院学生资助工作档案采取院系两级管理模式，各系都要建立健全档案的归档和调阅制度。

第十一条 归档时间要求：按年度进行整理归档，在每年4 月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

五、附则

第十二条本办法由学院学生处负责解释。

第十三条本制度自印发之日起实施。